Неиспользованный отпуск сотрудников: компенсировать или перенести на следующий год

По закону каждый работник имеет право на отпуск 28 дней в год. Расчетный период – рабочий год, а не календарный. Отпуск можно брать целиком и разбивать. Главное, чтобы хотя бы одна из его частей должна быть не меньше 14 дней.

По разным причинам, работник может не успеть отгулять положенный отпуск. Тогда его можно либо перенести на следующий год, либо компенсировать. Однако замена денежной компенсацией доступна не всегда. Она возможна только в двух случаях:

При увольнении работника, у которого есть неиспользованный отпуск

Есть дополнительная часть отпуска, которая превышает стандартные 28 дней

ВАЖНО: Имеется в виду дополнительный отпуск для определенной категории работников: имеющих инвалидность, занятых на вредном производстве, с ненормированным рабочим днем и пр. И речь не идет о части отпуска, которая перешла с прошлого года.

Следовательно, в большинстве случаев остается второй вариант – перенести отпуск на следующий год. Однако и здесь Трудовой кодекс придерживается правила, что работники должны вовремя отдыхать и брать положенные отпуска. И перенос его из года в год – не норма, а исключение.

В каких случаях можно переносить отпуск на следующий год:

По обоюдному согласию работника и работодателя. Например, работнику по семейным обстоятельствам так удобнее, а работодатель не против. При этом минимальные 14 дней он уже использовал.

Примечание: 14 календарных дней должны быть предоставлены именно за текущий рабочий год, а не за счет остатка за прошлые годы.

Сотрудник во время отпуска заболел и оформил больничный. В таком случае отпуск можно продлить или перенести на другое время соответствии с количеством дней болезни.

Сотрудника вовремя (минимум за две недели) не предупредили о начале отпуска или не выплатили отпускные (минимум за три дня до его начала). Даже если работник идет по графику, его должны предупредить об этом;

Во время предполагаемого отпуска сотрудник выполнял государственные обязанности: был присяжным в суде, проходил военные сборы, включая военную службу по призыву. В этом случае отпуск считается неиспользованным;

Производственная необходимость: в некоторых случаях работник может быть отозван из отпуска или перенесен, когда предоставление отпуска работнику в текущем рабочем году может неблагоприятно отразиться на нормальном ходе работы организации, индивидуального предпринимателя.

В последнем случае надо учитывать два момента:

Перенос и отзыв делаются только с согласия работника.

Есть определенные категории работников, которых нельзя отзывать даже с их согласия: несовершеннолетние, беременные, занятые на вредных и/или опасных условиях труда.

Также следует учитывать, что запрещается переносить отпуск несовершеннолетним и работникам, занятым на вредном и (или) опасном производстве, а также не предоставлять отпуск в течение двух лет подряд все остальным сотрудникам.

Когда у сотрудника из года в год накапливается неиспользованный отпуск, это может быть проблемой при увольнении, т.к. придется компенсировать слишком большую сумму. А при оформлении отпуска с последующим увольнением, длительное время (до конца отпуска) невозможно будет взять нового сотрудника. Также накопившийся отпуск может вызвать вопросы у трудовой инспекции, которая следит за тем, чтобы права работников не нарушались.

Избежать такой ситуации поможет заранее согласованный график отпусков. По закону график на следующий год должен быть утвержден за две недели до начала нового года, т.е. до 16 декабря. Шаблон графика отпусков доступен в сервисе «Конструктор документов» в разделе Трудовые отношения.